在最早的计划经济时代，档案管理非常严格。个人不能接触员工档案，员工档案也不能落到自己手里。职工档案原本应该由用人单位保管，但当时的用人单位都是国有集体企业。
单位有保存员工档案的优势，因为我们的员工档案每年都会涉及到调资、晋级、岗位认定、考核评价等各种因素。
后来随着经济体制改革的不断推进。我国的企业种类越来越多，出现了民营、外资等其他经济。
所以就出现了员工档案必须由有档案保管资质的单位保管的情况。流出国有、集体企业的职工档案可以由用人单位委托当地公共就业服务机构和人才服务机构代为保管。但是，为了支持相应机构的建设，国家允许相应机构收取档案管理费。国家标准原来定在每月10元到30元之间。
后来随着参加企业职工养老保险的人数越来越多，对应的金额也越来越高。财政部和人力资源和社会保障部后来发出通知，要求各地取消档案管理费。2016年1月1日取消了大部分地方档案管理费，相应的管理机构改为公益性质的公共就业服务机构和人才档案管理机构。据说这项惠民措施每年减轻企业和个人负担100多亿元。
当时一些企业和个人为了省钱，把档案交给个人保管。还出现了一些档案流入私营、个体企业和个人手中的情况。
之所以出现这种情况，主要是相关档案管理部门执行规定不严。《档案管理条例》规定，员工不得保管或携带自己的档案。
一般情况下，相关档案管理部门不会接受员工归还的档案，尤其是已经被打开的档案。
但正常来说，哪个管理机构确实有权力对档案、档案目录、档案要素的真实性进行检查，不需要任何删改就可以受理。但事实上，很多档案工作者太死板，不敢冒这样的风险。所以会出现员工想留档案却留不住的情况。
这种情况下，解决办法一般是找用人单位制作相应的档案目录，封存后交给档案管理部门。最好把国营和集体企业交出来，这样就不会出差错了。不行的话，只能找关系，找工作。
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