档案需要保存的原因就是因为档案文件具有着私密性，并不是所有人都能够看见的。所以如果档案由个人保存，那么这时档案的私密性就不能得到保证，正常的单位也不敢接收这样的档案。所以在准备文件的时候，必须要准备的就是对档案的证明文件。
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