高中档案模板样本（GB／T 9705-2008）)

文件档案卷格式（GB/T9705-2008）

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替换前言本标准GB/T9705-1988《文件档案卷格式》。本标准与GB/T9705-1988主要变化如下：高中档案模板样本

—根据标准的总体安排和结构GB/T1.1-2000进行了修改；—增加了前言；—修改了硬卷皮封面和封底尺寸、软卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录尺寸；—增加“归档号”为硬卷皮卷脊项目；—调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I、附录J是标准附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位:高中档案模板样本

国家档案局、厦门档案局。本标准主要起草人：高中档案模板样本

曹丽、宋杨、朱燕秋、丁德胜。本标准于1988年9月5日首次发布。1范围本标准规定了文件档案卷格式的内容构成和基本方法。本标准适用于我国各级档案馆(室)和文件处理部门按立卷方法整理档案。以下术语和定义适用于本标准。2.1文书档案administrativearchives反映党务、行政等活动的档案。2.2案卷file由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。3案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种。一种是硬卷皮，一种是软卷皮。3.1硬卷皮格式封面尺寸规格310mm×220mm。封底尺寸与封面尺寸相同。封底三面(上、下、翻)应另有。70mm宽折纸舌。卷脊可根据需要分别设置10mm、15mm、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上下装订处应有各自的卷皮20mm宽装订纸舌(见附录)A）。推荐使用本标准250g无酸牛皮纸制作案卷硬卷皮。3.1.2硬卷皮封面项目的封面项目包括全宗名称、类别名称、案卷题名、时间、保管期限、零件、页数、归档号、档号。每个项目的具体位置和尺寸见附录。B。3.1.3封面工程工程的方法3.1.3.1全宗名称全宗名称与备案单位名称相同。填写全宗名称必须使用全名或通用缩写。例如，中共中央委员会被称为中共中央；中华人民共和国外交部被称为外交部；河北省人民政府人事局和河北省人事局。不得简称为总部、委员会、省人事局等。3.1.3.2类别名称类别名称是指全宗内分类方案的一级类别名称。全宗内应按统一方案进行分类，并保持分类体系的稳定性。3.1.3.3案卷题名为案卷题名，一般由立卷人编写。案卷题名应准确总结本卷文件的主要制发机构、内容和文种。文字要简洁明了。3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。3.1.3.5保管期:立卷时规定的保管期一般由立卷人填写。3.1.3.6件、页数：装订的案卷应填写总页数，不装订的案卷应填写本卷的总件数。3.1.3.7归档号：填写文件处理号，由立卷人填写。3.1.3.8档号的编制封面档号由全宗号、目录号和案卷号组成。全宗号:档案馆指定给备案单位的编号。目录号:全宗内案卷所属目录的编号，同一全宗内不允许出现重复的案卷目录号。案卷号:目录中案卷的顺序号，同一案卷目录中不允许重复案卷号。3.1.4卷脊项目卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，排列格式尺寸见附录C。3.2软卷皮格式用软卷皮装订的案卷必须放入卷盒中保存。3.2.1软卷皮形状尺寸软卷皮设置封皮和封底，封皮和封底长宽为297mm×210mm见附录D。3.2.2软卷皮封面工程软卷皮封面工程及填充方法均为硬卷皮格式。封面工程的尺寸和位置见附录D。3.2.3软卷皮封二项目软卷皮封二项目包括：顺序号、文号、责任人、标题、日期、页号、备注。各项目的具体位置和尺寸见附录E。软卷皮封二项目的填写方法相同4.4填写文件目录的方法。3.2.4软卷皮封三项目软卷皮封三项目包括:本卷描述、立卷人、检查员、立卷时间，其尺寸位置见附录J。软卷皮封三项目的填写方法相同5.3卷内备考表填写方法。3.3卷盒规格3.3.1采用卷盒的外形尺寸310mm×220mm(长×宽)，厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm规格。在盒盖翻口中间设置绳带，使盒盖能紧紧扣住卷盒(见附录F图F.1、图F.2、图F.3）。3.3.2卷箱封面和卷脊格式卷箱封面为空白面。卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度和起止卷号。填写起止卷号XX-XX卷，其他项目的填法与硬卷皮格式相同。各项目的具体位置和尺寸见附录G。3.4填写案卷封面和卷脊时，应使用符合耐久性要求的字迹材料，字迹工整。4卷文件目录格式4.1目录用纸的横幅尺寸采用国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。4.2目录用纸上的白边(天头)宽度（20±0.5）mm卷内目录用纸下白边(地脚)宽（15±0.5）mm卷内目录用纸左白边(订口)宽（25±0.5）mm卷内目录用纸右白边(翻口)宽（15±0.5）mm（附录H）4.3文件目录项目包括：顺序号、文号、责任人、标题、日期、页号、备注。详见附录H。4.4文件目录填写方法4.4.1顺序号：顺序号按卷内文件排列，即件号。4.4.2文号：文件制发机关的发文字号。4.4.3负责人：创建或负责档案内容的团体和个人，即文件的签名人。组织负责人可以记录统一、标准化的一般缩写，不得记录城市、局。个人责任人一般只记录姓名，必要时记录对档案负责的职位、职称或其他身份，并以()表示。联合写作的责任人应当记录在第一位的责任人。备案单位本身必须记录责任人，两个责任人之间的间隔应当使用；被省略的责任人用[等待]表示。4.4.4标题：即文件的标题应照实复制。没有标题或标题不能解释文件内容的文件，应自行编写标题，并添加[]号。4.4.5日期:文件的形成时间。填写时可以省略年、月、日字。时间以8位数表示，其中前4位表示年，中间2位表示日，月日不足2位，前面补充0。4.4.6页号：填写每个文件主页对应的页号；最后一个文件，填写起止页号。卷中的文件号应从1开始编制。4.4.7单件装订的文件应逐件加盖文件号章。文件号章位于每个文件主页上端的空白处（见附录）I）。4.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。5卷内备考表格式5.1卷内备考表的外形尺寸、页边和文字区的尺寸均为卷内目录(见附录)J）。5.2备考表项目包括:本卷描述、立卷人、检查员、立卷时间。各项目的具体位置和尺寸见附录J。5.3卷内备考表填写方法5.3.1本文描述：填写文件的缺陷、修改、补充、删除、销毁等。立卷后发生或发现的问题，由相关档案管理人员填写、签字、标记时间。5.3.2立卷人：由责任立卷人签字。5.3.3检查员：由案卷质量审查员签字。5.3.4立卷时间：立卷完成日期。6.案卷各部分的排列格式6.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，案卷各部分的排列格式为：案卷封面-文件目录-文件-备考表-封底。6.2使用软卷皮组卷，案卷各部分按以下格式排列:软卷封面(含卷内文件目录)-文件-封底(含备考表)，按案卷号排列顺序放入卷箱保存。

(规范性附录)

硬卷皮形状尺寸

单位为毫米

比例：1∶2

d=10mm,15mm,20mm.

硬卷皮封面工程

硬卷皮卷脊项目

d=10mm,15mm,20mm。

软卷皮封面工程

软卷皮封二项目

图F.1卷盒的形状尺寸

图F.2打开卷盒的形状

图F.3关闭形式的卷盒

卷盒背部格式

d=50mm,40mm,30mm。

卷内文件目录格式

档号章格式

比例：1∶1

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